Você já deve ter ouvido falar sobre o termo “Sangria de Caixa”, mas talvez, não saiba exatamente o que isso significa.
Para aqueles que ainda não estão familiarizados, a sangria de caixa trata-se de uma retirada não programada de dinheiro do caixa.
Se você já sabe o que é a sangria de caixa ou trabalha em um supermercado, está ciente de que este é um processo diário ou mensal, que visa evitar roubos de altos valores dos caixas.
Como funciona a sangria de caixa e quem pode fazê-la?
A sangria de caixa, como você já sabe, é a retirada antecipada do dinheiro no caixa. No entanto, para que ela ocorra, você deve acompanhar seu fluxo de caixa. O fluxo de caixa mede o que entra e sai do seu caixa durante um determinado período.
A sangria de caixa pode ser realizada em qualquer negócio, porque através dela, é possível fazer a contagem dos valores finais do caixa.
A quantidade retirada é então comparada com os relatórios entregues por quem estava responsável pelo caixa, permitindo assim a comparação de valores.
No entanto, é possível que haja valores divergentes. Isso é então chamado de quebra de caixa, podendo o valor ser positivo – quando há uma quantia maior do que constava no relatório – ou negativo – que pode ocorrer devido a erros de contagem ou até mesmo furtos.
Com que frequência você deve realizar sangrias de caixa?
Para manter seus relatórios de fluxo de caixa o mais precisos possível, você deve fazer a sangria de caixa todos os dias ou depois de cada mês. Dessa forma, você pode fazer correções de forma rápida (e fácil) se algo não corresponder.
Corrigir erros de dias, uma semana ou até semanas atrás pode ser demorado e complexo porque você precisa voltar e verificar todos os dias individualmente se há erros. A sangria de caixa diária ajuda a reduzir a dor de rastrear discrepâncias no caixa, caso hajam.
Quando se trata de realizar a sangria de caixa, seus passos podem ser diferentes dos de outra empresa. Por exemplo, uma empresa maior pode precisar fazer várias sangrias durante o dia. Ou, uma empresa menor pode ter pouco dinheiro no fim do dia para realizar a sangria.
Independentemente de quão pequeno ou grande seja o seu negócio, aqui estão quatro passos para realizar uma sangria de caixa eficaz!
1. Obtenha o relatório de fluxo de caixa
Antes de começar a realizar a sangria de caixa e contabilizar qualquer fluxo de caixa recebido, você precisa imprimir ou acessar um relatório que detalha quanto você deve ter em seu caixa.
Um relatório de fluxo de caixa dividirá os lucros por categoria, como dinheiro, cheques e transações com cartão de crédito. Seu relatório deve ser registrado em local seguro, a fim de evitar sua perda. Relatórios em planilhas imprimidas não são recomendados.
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2. Conte o dinheiro
Depois de ter seu relatório de fluxo de caixa à mão, é hora de contar seu dinheiro.
Você deve manter uma quantia consistente de dinheiro em seu registro no início de cada dia ou turno, como R$ 100. Isso garante que você tenha dinheiro suficiente para dar troco aos seus clientes.
Ao contar o caixa no final de cada turno ou dia, conte o dinheiro e totalize os cheques, recibos de cartão de crédito e outras transações.
Para tornar o processo menos tedioso, considere investir em uma máquina de contagem. Com uma máquina de contagem, você não precisa se preocupar em contar dinheiro manualmente.
Certifique-se também de deduzir seu saldo de caixa inicial do seu saldo de caixa atual após a sangria.
Registre quanto o caixa tem em dinheiro, cheques, cupons, crédito, etc. É necessário ter as seguintes informações:
- Caixa Inicial
- Vendas à vista
- Vendas com Cartão de Crédito
- Vendas Totais
- Vendas a Crédito
- Dinheiro Recebido
- Total de Caixa Registradora
Depois de totalizar os recibos, cheques e dinheiro do seu cartão de crédito, compare os totais com o relatório de fluxo de caixa. Se não, você tem algumas revisões para fazer.
3. Analise discrepâncias
Então você tem uma discrepância no caixa? Não se preocupe! Isso acontece com proprietários de pequenas empresas o tempo todo.
A maioria das discrepâncias é causada por um erro humano, como dar o troco incorreto a um cliente ou perder um recibo de cartão de crédito.
Como mencionado anteriormente, muitas vezes a sangria resulta em quebra de caixa. Esta quebra pode ser excessiva ou escassa.
Um excesso é quando seu caixa está acima do valor que seu relatório de fluxo de caixa diz que você deveria ter. Uma escassez é quando o total do seu registro é menor do que o que você tem.
Escassez pode significar que o dinheiro foi perdido, roubado ou contado incorretamente. Um excesso normalmente significa que seus clientes foram prejudicados.
Ao tentar resolver discrepâncias, conclua as seguintes etapas:
- Reconte seu dinheiro, cheques, cupons, recibos de cartão de crédito, etc.
- Faça o check-in e ao redor do caixa e registre se obter informações ausentes (por exemplo, recibos)
- Revise as transações para obter informações, como transações com cartão de crédito (se aplicável)
- Certifique-se de que alguém esteja registrando discrepâncias de caixa e todas as sangrias que você fizer.
Benefícios da sangria de caixa
Agora que você saiba o que é a sangria de caixa e como realizar de forma que evite discrepâncias em seus registros, vamos conferir alguns benefícios deste processo.
O primeiro e mais notável benefício é que a sangria evita o acúmulo de um valor alto de dinheiro no caixa. Isso evita roubos e furtos de valores altos, o que diminui seus prejuízos quando situações assim ocorrerem.
O segundo benefício, como você pôde ver, é que a sangria permite que você identifique erros e discrepâncias na contagem do fluxo de caixa, permitindo que você corrija o erro o quanto antes.
Se você encontrar erros, pode aplicar estratégias de prevenção a fim de manter seu negócio seguro. No entanto, ressaltamos novamente que toda sangria de caixa deve ser registrada em seu relatório de fluxo de caixa.
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