Veja as práticas necessárias para realizar o fechamento de caixa de maneira tranquila, descomplicada e sem surpresas no seu setor financeiro.
O fechamento de caixa é uma tarefa administrativa crucial em todo e qualquer negócio que opera com um sistema de frente de caixa e, apesar de ser uma atividade rotineira, realizar este procedimento de maneira adequada é uma operação decisiva para a boa gestão financeira da empresa.
Negligenciar a importância do fechamento de caixa é a receita perfeita para um cenário de inconsistências organizacionais e financeiras no seu negócio, por isso, conheça a utilidade do fechamento de caixa e aprenda definitivamente a realizá-lo. Boa leitura!
O que é o fechamento de caixa?
O fechamento de caixa nada mais é do que realizar a conferência dos valores que entraram e saíram do caixa e verificar se estão de acordo com as movimentações financeiras de um determinado período.
Para simplificar, consiste em comparar as cédulas e os extratos de pagamentos recebidos (cartões, vouchers, cupons e etc) com os relatórios das movimentações físicas do caixa.
É um procedimento que deve ser realizado todos os dias e sua frequência dependerá do movimento do seu comércio, podendo ser realizado de turnos em turnos ou ao final do expediente. Dessa maneira, o responsável pelo fechamento de caixa vai ao caixa e confronta os valores disponíveis em caixa com os ganhos e despesas do dia.
Em períodos nos quais a movimentação de dinheiro é menor, o fechamento de caixa pode ser realizado com mais espaço entre uma operação e outra. É importante que haja uma frequência bem estruturada para realizá-lo e é muito importante que ele seja feito, também, sempre ao final de cada mês.
Quanto mais rápido ocorrer o fechamento de caixa, melhor será, assim é possível identificar precocemente divergências de valores, constatar e mapear a causa para reverter o prejuízo.
Para quê serve o fechamento de caixa?
Muitas empresas encerram suas atividades por falhas na gestão financeira do negócio. Já falamos que não ter um controle rigoroso sobre o que entra e sai do caixa deixa o controle financeiro desordenado impossibilitando a identificação de danos e impedindo a adoção de melhores práticas de gestão. O fechamento de caixa permite:
- Controle financeiro, garantindo que os valores sejam destinados aos locais corretos, assegurando que os valores estejam realmente no caixa da empresa, evitando erros na gestão financeira do negócio.
- Documentar toda a movimentação do caixa e manter uma relação de transparência entre a empresa e o colaborador que o opera, evitando que a empresa seja subtraída e protegendo o colaborador de situações como quebras de caixa indevidas.
- Identificar perdas em situações como cobranças equivocadas ou troco a mais para o cliente. Sem o fechamento do caixa, o setor financeiro dificilmente perceberá que houve perda de dinheiro.
O fechamento de caixa pode ser visto como o coração da operação financeira do seu negócio e além de uma ferramenta de gestão, é uma estratégia crucial para o controle financeiro da empresa.
Quando realizar o fechamento de caixa?
Já falamos que a frequência do fechamento de caixa varia de acordo com a movimentação de dinheiro nos caixas da sua loja, porém, via de regra, o ideal é fechar o caixa diariamente ou sempre que haja troca de colaboradores para operar o caixa.
Algumas das principais dúvidas sobre o fechamento de caixa são:
- É necessário fazer o fechamento de caixa separado para cada colaborador?
A resposta é sim. Se o seu caixa é operado por colaboradores diferentes durante o dia, é essencial que o fechamento de caixa seja realizado toda vez que uma troca for realizada.
Se a cada troca de funcionários o caixa não for fechado separadamente não é possível que o principal objetivo do fechamento de caixa seja atingido: a transparência. Caso haja uma quebra, por exemplo, não será possível identificar o responsável pela perda, caso mais de um colaborador tenha operado o caixa.
- O que é a quebra de caixa?
A quebra de caixa acontece quando a conferência física dos valores totais das movimentações do caixa (dinheiro, cartão, vouchers, tickets, vales, cupons e etc) é menor que o valor do relatório total do caixa. O valor divergente é cobrado do colaborador que operou o caixa, por isso o fechamento é tão importante.
A quebra de caixa é regulamentada pela legislação trabalhista, por isso, observe a CLT e seus acordos.
- O que é o borderô de fechamento de caixa?
E o documento que resume todas as movimentações realizadas no caixa no período em que esteve funcionando. Este documento possibilita as conferências no fechamento de caixa, e é através dele que é possível identificar as quebras de caixa, por exemplo.
Muitas empresas utilizam sistemas automatizados que já emitem o borderô contendo todas as informações de forma resumida, facilitando a conferência. Caso ainda não trabalhe com um sistema automatizado, é possível utilizar um borderô manual para efetuar o fechamento do caixa.
- O que é a sangria de caixa?
A sangria nada mais é que a retirada de dinheiro do caixa durante o período de funcionamento e é um procedimento de segurança muito importante. Manter um alto volume de dinheiro nos caixas pode chamar a atenção de assaltantes e também dificulta o fechamento do caixa.
Estabeleça um valor máximo de dinheiro que pode haver dentro dos caixas e, ao atingir esse limite, a sangria deverá ser realizada. Os valores retirados nas sangrias devem ser registrados como movimentações de caixa e, durante o fechamento, deverão ser contabilizadas como saídas.
- Quais são os tipos de movimentações de caixa?
Um caixa opera movimentações diversas e cada uma dessas variações demanda cuidados diferentes ao realizar a conferência de caixa. As principais são:
- Dinheiro: São as cédulas e moedas e compreende grande parte da movimentação dos caixas. O recebimento em dinheiro exige cuidados do operador, que deve realizar a conferência das cédulas para que não ocorra a entrada de notas falsas nos caixas.
A movimentação de troco também exige muita atenção do operador de caixa, pois dar troco a mais ocasionará em quebras de caixa e dar troco a menos, certamente, irá gerar grande insatisfação ao cliente.
O fechamento das movimentações em dinheiro é bastante simples, bastando que o valor físico disponível seja compatível com o resumo do borderô .
- Cartões: O dinheiro é uma forma de pagamento a vista, diferentemente dos cartões – mesmo os com a função débito – que são uma forma de pagamento a prazo. Ao falarmos em movimentações de cartões, é necessário compreender as siglas TEF e POS.
O TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) nada mais é do que a máquina de cartão que é integrada ao sistema de gestão da empresa, enquanto o POS (Point of Sale ou Ponto de Venda) é a maquininha de cartão que não é integrada a um sistema de gestão.
As empresas que já possuem um sistema de gestão integrada na frente de caixa utilizam, prioritariamente, as máquinas que operam em TEF, deixando as POS apenas como segunda opção.
O operador de caixa deverá guardar todos os comprovantes de compras realizadas no cartão para que seja possível realizar a comparação com o bordero durante o fechamento de caixa;
- Vouchers: São cartões-benefício fornecidos pelos empregadores aos seus funcionários. Normalmente vem em forma de cartão e são comumente utilizados como ticket alimentação, ticket refeição, cartões cultura e etc.
Assim como os cartões de crédito e débito, o operador deve guardar os recibos de compras realizados com voucher para que ocorra a comparação com o borderô durante o fechamento de caixa; .
- Cheques: Apesar de ter caído em desuso, alguns estabelecimentos ainda aceitam o pagamento por meio de cheques, que são títulos de crédito que devem ser descontados no banco.
A operação financeira com cheques demanda extremo cuidado com o comprador e é necessário conferir os dados do cliente e consultar as informações contidas no cheque para a tomada de decisão sobre o aceite, ou não, dessa forma de pagamento.
Caso seu estabelecimento opere com essa forma de pagamento, é necessário que o operador de caixa guarde o cheque devidamente até o fechamento do caixa.
Em alguns estabelecimentos existem outras movimentações de caixa como:
- recargas de celulares;
- pagamentos diversos;
- vales e cupons.
O processo para o fechamento de caixa é o mesmo para todas as operações acima, sendo responsabilidade do operador de caixa guardar todos os comprovantes para que os valores sejam comparados ao borderô posteriormente.
Agora que você já viu o que é e para que serve, confira a checklist para realizar o fechamento de caixa.
1 – Defina o responsável pelo fechamento de caixa
Dentre os cargos de um comércio, o responsável pelo fechamento de caixa é uma das posições que costumamos chamar de cargos de confiança, por isso, delegue a função a um colaborador capacitado para que seja o responsável pela tarefa.
Por se tratar de uma operação delicada, o fechamento de caixa deve ser uma obrigação intransferível e o escolhido deverá se encarregar da abertura, lançamento de entradas e saídas e fechamento do caixa.
O responsável pelo fechamento do caixa deverá mudar somente no caso de troca de turnos.
2. Tenha um fluxo de caixa funcionando
O fluxo de caixa é o registro rigoroso das receitas e despesas do negócio e por meio dele é possível acompanhar as movimentações e mapear a saúde financeira da empresa. É possível iniciar o fluxo de caixa com a ajuda de uma planilha e depois evoluir para um sistema de gestão, o importante é não deixar de controlar esse aspecto.
Para utilizar o fluxo de caixa no fechamento de caixa é preciso:
- ver qual é o saldo inicial do negócio;
- mapear e categorizar as receitas e despesas;
- registrar todos as movimentações do negócio, tanto de saída, quanto de entrada;
- realizar a baixa das movimentações concluídas;
- manter os lançamentos atualizados.
3. Estabeleça a frequência de fechamento de caixa
Defina a frequência com a qual o caixa será fechado. Avalie o movimento da sua empresa e defina se o fechamento de caixa será realizado de turno em turno, diariamente ou apenas no fim do mês. O fechamento ao final de cada mês é fundamental.
Via de regra, o fechamento de caixa é diário, facilitando o mapeamento de erros, contudo, cabe a você avaliar levando em conta o tipo de negócio que você gerencia.
4. Registre os valores iniciais da abertura do caixa
Anote os valores iniciais da abertura do caixa. Normalmente, esses valores correspondem ao fechamento do dia anterior. Essa quantia será o saldo disponível no caixa e o ponto de partida para esse cálculo, Estabeleça também uma previsão de despesas para a data referida, como contas a pagar.
5. Para facilitar o fechamento de caixa, anote todas as movimentações financeiras feitas ao longo do dia
Durante o dia, mantenha um controle de todas as transações financeiras, sejam ganhos ou despesas. Todo o fluxo do caixa deve ser registrado e anotado, assim, é possível comparar os valores registrados com o valor disponível em caixa ao fim do período analisado.
6. Verifique se os valores identificados batem com as receitas e despesas registradas
Ao final do expediente ou na troca de turnos é que a verdade vem à tona,
É nesse momento que o conferente de caixa verifica se os valores disponíveis são compatíveis com as movimentações do registro do caixa. O resultado esperado sempre será um caixa fechado com precisão: sem dinheiro sobrando e muito menos faltando.
7. Faça o fechamento do caixa
A última etapa consiste em, de fato, fechar o caixa. Diminua os valores que entraram em caixa e os valores que saíram, assim é possível encontrar o saldo atualizado que corresponderá ao valor de abertura do dia seguinte.
A rotina de fechamento de caixa deve ser seguida com responsabilidade e deve ser internalizada na sua empresa, assim, o procedimento não irá demorar a se tornar simples e descomplicado.
8 – De atenção a esses pontos cruciais do controle de caixa
- Fundo de troco
Defina o fundo de troco com o qual o operador irá trabalhar e determine a diversificação das cédulas e moedas que devem ter em cada caixa. Se for definido um valor de R$100,00 para o troco, por exemplo, esse valor pode ser dividido de diversas maneiras como::
- R$50,00 em cédulas de R$2,00
- R$25,00 em moedas em R$1,00
- R$15 em moedas de R$ 0,50
- R$ 5 em moedas de R$ 0,25
- R$ 3 em moedas de R$ 0,10
- R$ 2 de moedas de R$ 0,05 = R$100,00
- Defina regras para familiares e amigos
Crie estratégias para evitar que seus colaboradores registrem as compras de familiares e amigos, visando a impossibilidade de favorecimento por parte do operador para com os seus próximos.
- Não efetue a troca de dinheiro
Essa medida evita que você caia em golpes de pessoas má intencionadas que solicitam a troca de cédulas e repassam notas falsas. Evite que operadores efetuem esse tipo de operação e caso permita em seu estabelecimento, designe uma pessoa da frente de caixa para ser responsável por esse tipo de operação.
- Solicite a organização dos documentos das movimentações diárias
Os seus colaboradores responsáveis pela operação dos caixas devem ser responsáveis por organizar toda a documentação de maneira correta, permitindo um fechamento de caixa ágil.
Peça que seus colaboradores separem os comprovantes e documentos por tipo de movimentação. Forneça clips de papel para que os operadores organizem os documentos em blocos.
Solicite que todas as operações que não sejam realizadas em dinheiro, sejam anotadas, isso também contribuirá com o fechamento de caixa.
Todas as práticas ensinadas aqui devem fazer parte do seu checklist do fechamento de caixa, dessa forma, a gestão financeira da sua empresa será simples e descomplicada.
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