A quebra de caixa é um problema comum entre os vendedores, mas temido. Representa a diferença, sendo negativa ou positiva, entre o que consta do relatório do fluxo de caixa e o valor contado no caixa.
Por exemplo, se um vendedor fecha o dia com um caixa de R$ 3.500 reais, mas em seu relatório consta que todos os recebimentos totalizam R$ 3.550, houve uma quebra de caixa negativa de R$50,00.
De uma forma ampla, é comum que hajam quebras de caixa em praticamente todo estabelecimento, não ultrapassando R$ 2,00 reais ao dia. No entanto, a longo prazo, este pequeno valor pode representar um grande prejuízo em suas contas.
Portanto, neste artigo, saiba mais sobre a quebra de caixa e como se prevenir para evitar este problema tão comum nos estabelecimentos.
Como uma quebra de caixa impacta o seu negócio?
Como mencionado acima, mesmo que haja uma quebra de caixa negativa mínima, a longo prazo pode prejudicar o vendedor. Por outro lado, muitos vendedores acabam subestimando os problemas gerados pela quebra de caixa negativa ou positiva.
Sendo negativa, a quebra de caixa simboliza um mau controle do seu fluxo de caixa, colocando você em risco de perdas maiores. Além do mais, é importante estabelecer um limite aceitável de diferença na quebra de caixa. Este limite é comumente conhecido como “Limite do Perdão”, que trata-se de estabelecer um valor prévio a não ser ultrapassado.
Por outro lado, quebras de caixa positivos não significam lucros a mais, e sim uma péssima gestão de seus fluxos.
Mesmo que haja um limite a ser “aceito” na quebra de caixa, é importante reforçar o trabalho do operador do caixa em seu papel de evitar as quebras. Para isso, você pode incluir o Adicional de Quebra de Caixa no salário do operador, para que ele cumpra seu papel com maior precisão.
Por fim, vale mencionar que nenhum valor deve ser descontado do salário do operador, ainda que o limite do perdão tenha sido ultrapassado.
O que fazer em caso de quebra de caixa?
Depois de contar o caixa e verificar quaisquer quebras, positivas ou negativas, registre suas transações em seus relatórios de fluxo de caixa.
Ao registrar os totais da sua caixa registradora, certifique-se de contabilizar seu saldo inicial. Registre qualquer dinheiro, crédito (se aplicável), cheques, cupons e outras vendas em seus relatórios.
Se houver quebras de caixa que você não conseguiu resolver, leve em conta excessos ou faltas em uma coluna separada.
A seguir, estão algumas estratégias que podem ser implementadas a fim de diminuir os casos de quebra de caixa em seu negócio:
1. Estabeleça meios de pagamentos digitais
Aparentemente, todo mundo usa o PIX hoje em dia. Ainda que este método sozinho não possa evitar as quebras de caixa, tentar estimular ainda mais os pagamentos digitais pode reduzir os casos de quebras.
Cartões de crédito ou débito, PIX ou transferências bancárias, todos estes métodos permitem que seu dinheiro seja salvo em uma conta segura, mas ainda devem ser registrados em seu fluxo de caixa.
Se você não registrar estas formas de pagamento também, corre o risco de perder o controle do seu fluxo de caixa e ter problemas ainda maiores.
2. Tenha um operador de caixa
Quando se trata do seu caixa, quanto menos pessoas a acessarem, melhor. Considere limitar o número de pessoas que usam cada caixa. As limitações permitem evitar quebras de caixa e podem ajudá-lo a evitar roubo no local de trabalho.
A mesma ideia deve valer para o seu gerente de fluxo de caixa. Limite quantas pessoas lidam com a contabilidade dos caixas em seu negócio.
Para fins de prestação de contas, atribua um ou dois funcionários confiáveis para contabilizar seus caixas.
Você pode atribuir uma pessoa para contar o valor enquanto outro funcionário prepara o depósito bancário. Peça aos funcionários que gerenciam os caixas que assinem um relatório indicando que fizeram a contagem.
No início do dia seguinte ou no turno seguinte, conte o dinheiro em cada caixa para verificar se o saldo inicial está correto. Se sua empresa usa vários caixas, atribua essa tarefa a cada operador e peça que eles contem seu caixa individualmente.
3. Use relatórios digitais de vendas
Se você tem um sistema de relatórios, não tenha medo de usar relatórios de vendas a seu favor. Você pode usar relatórios para ver os saldos iniciais, atuais e finais de um caixa. Os relatórios de vendas podem ajudá-lo a:
- Evitar ter muito dinheiro em um caixa
- Verificar se um valor foi alterado
- Identificar o roubo de funcionários
Os relatórios de vendas também podem lhe dar um vislumbre do seu fluxo de caixa do dia. Por fim, para que eles não se percam com facilidade, prefira relatórios digitais em um sistema em nuvem, e evite a todo custo relatórios imprimidos em planilha.
4. Para evitar a quebra de caixa, realize a sangria quando for necessário
Para manter seu caixa agradável e arrumado, considere fazer uma sangria de caixa durante o dia para realizar depósitos.
Se você encontrar seu caixa transbordando ao longo do dia, faça vários pequenos depósitos no seu cofre ou banco para manter a contagem regressiva do dinheiro do seu caixa. Caso contrário, você vai lidar com um caixa desorganizado e dinheiro extraviado ou roubado.
Faça depósitos durante horários mais lentos ao longo do dia. Dependendo do tamanho da sua empresa e do seu dinheiro recebido, talvez seja necessário fazer vários depósitos ao longo do dia. Se o seu negócio for menor, você provavelmente pode pular esta etapa e realizar sangrias (retiradas antecipadas) a cada dois dias.
Vale ressaltar que todas as sangrias devem ser registradas, caso contrário, ao invés de ajudar seu negócio elas podem prejudicar ainda mais seu controle de fluxo de caixa.
Fique atendo as quebras de caixa constantes
Se nos fechamentos de caixa você começar a perceber quebras de caixas muito frequentes, algo pode estar acontecendo. Você pode estar lidando com fundos roubados se o dinheiro consistentemente não corresponder aos seus relatórios de PDV.
Por exemplo, se você notar que o caixa de um funcionário está constantemente faltando R$20, talvez seja necessário parar e observar.