Acompanhe o texto e descubra como gerenciar uma frente de caixa de maneira eficiente e otimizada.
O bom funcionamento da frente de caixa é fundamental para o sucesso de qualquer comércio varejista, pois é neste setor que o cliente efetiva suas compras.
Por ser o momento final da jornada de consumo do comprador, esta operação precisa operar com agilidade e qualidade, pois um cliente com suas mercadorias no carrinho de compras pode desistir da operação na fila, seja devido à demora ou devido ao mau atendimento de um de seus colaboradores.
Uma frente de caixa eficiente e otimizada demanda trabalho e dedicação e é importante conhecer estratégias que possam inovar no atendimento deste setor. Neste artigo separamos algumas dicas que vão ajudar o seu negócio. Boa leitura!
O que é a frente de caixa?
A frente de caixa é o local no qual o cliente finaliza sua jornada de compra e realiza o pagamento pelas mercadorias. É um setor fundamental no atendimento e suporte ao cliente, e demanda agilidade, precisão e qualidade no atendimento.
Nenhum consumidor gosta de passar tempo demais em filas ou registrando os produtos, por isso, aqui, a agilidade merece destaque.
Aqueles que desejam adentrar o comércio varejista precisam se preparar para a estruturação desse aspecto crucial que demanda conhecimento do cumprimento de exigências contábeis e fiscais. De nada adianta a quantidade de vendas que você realiza se a sua contabilidade não puder se organizar.
O não cumprimento das obrigações fiscais podem trazer sérios problemas à sua empresa, por isso, é necessária uma verdadeira atenção à prestação de contas juntamente ao governo.
As principais funções de uma frente de caixa são:
- Pagamento do produto: Neste momento, o operador de caixa registra todos os produtos e recolhe o pagamento.
- Controle de estoque: A frente de caixa possui um papel fundamental no controle do estoque, pois através do sistema integrado é possível ajustar o estoque e identificar os itens que necessitam ou não ser repostos.
- Emissão de cupons e notas fiscais: São os documentos entregues ao consumidor no momento em que realiza o pagamento pela compra. O cupom fiscal é o documento que comprova a realização da transação comercial e permite ao cliente realizar trocas, por exemplo.
- Atendimento do operador de caixa: O operador de caixa é o último elemento da jornada de compra do cliente. Ainda que o cliente tenha sido bem atendido em toda a sua jornada de compra, uma má experiência no caixa pode prejudicar todo o trabalho anterior.
É na frente de caixa também onde o cliente: :
- Realiza o cancelamento de produtos dos quais tenha desistido;
- Revisa preços indevidos;
- Verifica o preço dos itens;
- Utiliza cupons, vouchers ou vales.
Agora que você já sabe o que é a frente de caixa e suas principais funções em um negócio, saiba o que é necessário para organizá-la.
1 – Entenda o sistema de retaguarda
Não se preocupe, pois esse sistema nada mais é do que um conjunto triplo de funções principais que norteiam a frente de caixa. Ao finalizar a compra do cliente, três processos diferentes ocorrem:
- O terminal de pagamento: é o local onde o cliente realiza o checkout da compra, e normalmente dispõe de máquinas de cartão, caixa registradora e impressora de nota fiscal;
- O software: a grande maioria dos caixas operam com sistemas automatizados e integrados com o estoque e o setor financeiro, por isso, é necessário um software instalado para registrar as mercadorias e cumprir as exigências do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital);
- O banco: após o registro das mercadorias, o sistema financeiro se conecta ao banco e comunica a entrada e saída de valores enquanto o pagamento é realizado.
Esse sistema é importante pois permite a obtenção de informações estratégicas como o movimento diário das mercadorias e os horários e dias do mês com maior pico de vendas, além de permitir maior confiança nos processos de identificação dos códigos de barras dos produtos e também no gerenciamento do estoque.
2 – Emita os documentos fiscais corretamente
Já mencionamos a importância da emissão correta dos documentos fiscais e prestações de contas com os órgãos federais.
Toda empresa que comercializa mercadorias deve emitir nota fiscal ao consumidor. Em caso de descumprimento do Código Tributário, o estabelecimento está sujeito a multas e penalidades que irão gerar grande desgaste e prejuízos financeiros.
Mantenha total atenção na contabilidade da sua empresa.
3 – Dê ao cliente opções variadas de pagamento
As formas de pagamento estão cada vez mais modernas, por isso, a frente de caixa do seu comércio precisa acompanhar essas novas tendências que otimizam o atendimento ao cliente proporcionando maior agilidade e satisfação.
Quanto maior a agilidade no checkout, menores serão as filas e o tempo de espera para o atendimento.
Estude os custos para oferecer aos seus clientes a possibilidade de pagarem com diversas bandeiras de cartões, vouchers, tickets alimentação e PIX.
4 – Faça o acompanhamento diário dos caixas
A gestão diária dos caixas é muito importante para uma frente de caixa bem organizada. Ao final do expediente de atendimento, é necessária a conferência de todos os caixas para garantir que todos os lançamentos tenham sido realizados de maneira correta.
- Verifique se o valor arrecadado corresponde às vendas realizadas;
- Confira a quantidade de pagamentos realizados em cartão ou vouchers;
- Certifique-se de que todos os equipamentos estão operando corretamente.
5 – Crie um checklist a ser seguido antes da abertura da loja
Checar as condições das áreas de trabalho antes do início das atividades do comércio evita problemas no momento da prestação do serviço aos consumidores. Com alguns hábitos simples, ocorrências como “não dá para imprimir a nota porque a bobina acabou” podem ser evitadas.
Solicite à equipe de frente de caixa que teste o sistema, as máquinas e que verifique a existência ou não de troco. Com hábitos simples é possível evitar situações que irão atrapalhar o serviço e influenciar na satisfação do seu cliente.
6 – Estabeleça um padrão de organização
Os colaboradores que atuam na frente de caixa precisam trabalhar de maneira padronizada e organizada. Solicite à equipe que se atente à limpeza e organização dos equipamentos e do caixa.
- Monte uma escala pensando na melhor distribuição de horários de pausas e intervalos para que a frente de caixa não fique com poucos operadores nos momentos de maior fluxo;
- Evite deixar mais de dois caixas vazios para que não haja demora no atendimento aos clientes;
7 – Faça uma boa gestão de filas
Ninguém gosta de enfrentar filas enormes e lentas ao finalizar uma compra. Além de gerar muito incômodo aos clientes, filas extensas desorganizam e tumultuam o espaço da loja, e é necessário pensar em maneiras de organizar e torná-las mais ágeis. Algumas dicas:
- Demarque o piso para que os clientes se organizem;
- Os carrinhos, cestas e produtos que o cliente desistiu de levar devem ser recolhidos com rapidez;
- O operador de caixa deve ser ágil, mas ao mesmo tempo, cuidadoso ao registrar as mercadorias;
- A emissão dos cupons fiscais deve ser rápida, e para isso, é necessário um sistema de qualidade e atualizado;
- Invista na instalação de terminais de consulta de preço nos corredores da loja;
- Possibilite o registro dos códigos de barra enquanto o cliente ainda está na fila, assim, é só repassar o código de pagamento da compra do cliente ao operador de caixa responsável.
8 – Mantenha a equipe de frente de caixa motivada e bem treinada
Uma equipe engajada e bem treinada certamente estará preparada para oferecer ao cliente um atendimento humanizado e profissional. A frente de caixa tem impacto direto sobre como o cliente enxerga sua prestação de serviços e para isso, é necessário que seus colaboradores estejam envolvidos nas metas e valores da empresa.
Ofereça treinamentos constantes para capacitar seus colaboradores e trace estratégias para que eles tenham senso de pertencimento em relação ao seu negócio. Há diversas maneiras de motivar e engajar seus colaboradores, seja por meio de bonificações por produtividade, brindes por metas batidas ou um simples reconhecimento frente à toda equipe.
Cabe a você estudar a melhor forma de envolver a equipe de frente de caixa nas suas metas, mas não subestime a importância de manter nos seus colaboradores a motivação necessária para fazerem além do esperado.
9 – Utilize a frente de caixa na divulgação de itens estratégicos
É muito provável que o cliente adquira novos produtos enquanto está na fila a caminho do caixa, por isso, faça uma disposição eficiente dos produtos menores e organize-os nas gôndolas próximas aos caixas.
Chocolates, refrigerantes e guloseimas são itens com boa saída na frente de caixa. Existem diversas maneiras de identificar quais mercadorias devem ser destacadas, e uma delas é por meio da Curva ABC.
10 – Implemente um bom software de gestão
A tecnologia é grande aliada de uma frente de caixa organizada e eficiente. Procure por sistemas bem avaliados por comerciantes do seu segmento e implemente aquele que se adequar às necessidades da sua empresa.
O sistema de gestão torna a operação da frente de caixa menos suscetível a erros e problemas em processos simples, impactando diretamente na agilidade e no fluxo de caixa. Não se esqueça de capacitar os operadores para a utilização do sistema escolhido, assim, é possível evitar interferências no checkout do cliente.
Dica bônus: 5 Sistemas de gestão de frente de caixa para utilizar em sua empresa
Separamos uma lista com 5 sistemas de gestão de frente de caixa, em sua maioria gratuitos, que poderão ser muito úteis para a sua operação:
#1 Sige Lite
Esse é um sistema gratuito de gestão de frente de caixa bem completo capaz de integrar financeiro, vendas, controle de estoque, ordens de serviço, relatórios e muitas outras funções que irão otimizar a gestão da frente de caixa do seu negócio. O Sige Lite conta com:
- Interface intuitiva e fácil de utilizar. O software é compatível com os sistemas Windows, Mac OS e Linux;
- Integra, em um único sistema, o gerenciamento das vendas, o controle financeiro e a emissão de cupons e notas, possibilitando uma visão 360º da frente de caixa.
- Funções premium como backup e sincronização com o Sige CLOUD, que possibilita o armazenamento em nuvem dos dados da empresa.
#2 RP Controle Financeiro
Gratuito, simples e fácil de operar, o RP Controle Financeiro é ideal para os iniciantes que nunca utilizaram um software de gestão de frente de caixa. Com ele você pode:
- Cadastrar fornecedores, clientes e funcionários;
- Controle de contas a pagar e a receber;
- Relatórios;
O RP Controle Financeiro não conta com controle de estoque e pode ser baixado em computadores que operem com Mac OS, Windows e Linux.
#3 Acompanha-ME
Uma iniciativa do SEBRAE, o Acompanha-ME é um gestor totalmente gratuito ideal para pequenas e médias empresas. O download é realizado pelo site do Sebrae, mas atenção: sua instalação só é possível em computadores que utilizem o Windows como sistema operacional. O sistema conta com:
- Controle de receitas;
- Fluxo de caixa;
- Contas a pagar e a receber.
4. MarketUp
Este é um sistema totalmente gratuito e online, podendo também ser utilizado offline, possibilitando sua utilização mesmo em uma eventual ausência de internet. O MarketUp traz:
- Recursos de gerenciamento de vendas;
- Controle financeiro;
- Controle de estoque;
- Acesso pelo celular;
- Emissão gratuita de NFC-e.
Todos os recursos do MarketUp possibilitam um sistema integrado capaz de identificar uma venda e já atualizar o estoque e notificar o setor financeiro acerca da transação.
#5 Consumer
Possivelmente uma das opções mais conhecidas da lista, o Consumer é um software de gestão de frente de caixa mais voltado ao nicho alimentício, como padarias, restaurantes e lojas de conveniência. Para utilizá-lo é necessário realizar o download para o computador. Apesar de não ser gratuito, possui três planos diferentes para que você escolha o que melhor se adeque às necessidades do negócio.
Com o Consumer é possível:
- Gerir o fluxo de caixa;
- Emitir relatórios financeiros;
- Controlar o estoque;
- Realizar a emissão de nota fiscal;
- Acessar o controle financeiro dos pedidos dos clientes.
Analise qual a melhor opção para a realidade do seu negócio e realize pesquisas antes de decidir pelo software que irá utilizar na frente de caixa.
Se seu negócio ainda está começando, comece com um software de gestão gratuito e, quando puder realizar um investimento maior, adquira um sistema pago com mais funcionalidades.
Não gerir de forma correta as finanças do negócio e não conhecer elementos básicos como o fluxo de caixa do seu estabelecimento farão com que o fechamento das contas fique bastante complicado.
Saber como o dinheiro entra, qual valor entra e para onde vai é fundamental, e essa operação só pode ser realizada de maneira otimizada e eficaz com a utilização de um sistema para a gestão da frente de caixa de qualidade, seja ele pago ou gratuito.
Conclusão
A frente de caixa é a cereja do bolo da jornada de compra do consumidor e sua gestão impacta diretamente nos níveis de satisfação do cliente, influenciando sua decisão sobre um possível retorno.
Uma boa gestão de filas, um sistema de gestão de qualidade e a excelência no atendimento são apenas alguns dos aspectos que fazem toda a diferença quando falamos em gestão eficiente da frente de caixa. Coloque em prática o que viu neste post e otimize a prestação de serviços da sua loja.
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