A gestão de um supermercado não é simples. Dentre tantas atividades essenciais para a sobrevivência do negócio, algumas demandam extrema atenção, pois são intimamente ligadas à sobrevivência do negócio. Esse é o caso do fluxo de caixa, que deve sempre ser monitorado e analisado. Por isso, é importante que você saiba como melhorar o fluxo de caixa do supermercado para garantir tranquilidade ao setor financeiro da empresa.
Todo empreendedor conhece as quatro bases fundamentais para realizar o cálculo do fluxo de caixa:
- saldo inicial
- recebimentos
- pagamentos
- saldo final
Ao saldo inicial, são somados os recebimentos, e desse valor, são subtraídos os pagamentos, e assim, temos o valor final, e é muito importante que este saldo final seja positivo, pois caso o resultado seja contrário, significa que a empresa está perdendo dinheiro.
É importante que o gestor conte com uma planilha para controlar gastos e organizar todas as movimentações financeiras, desde as receitas, até as despesas totais. Isso faz com que a gestão do fluxo de caixa seja assertiva e baseada em dados reais, evitando prejuízos à empresa.
Para explicar o motivo de ser tão importante organizar os processos para melhorar o fluxo de caixa, preparamos este conteúdo com 5 dicas de valor para te ajudar a manter o fluxo de caixa sempre positivo. Boa leitura!
1 – Como melhorar o fluxo de caixa do supermercado: organize o negócio!
Antes de começar a aplicar qualquer estratégia de gestão para melhorar o fluxo de caixa do supermercado, o primeiro passo é organizar os processos do negócio. Sem um bom planejamento e organização, não há como os resultados da empresa serem assertivos.
Quando falamos em organização, devemos nos atentar a dois pontos principais:
- O período de análise e controle do fluxo de caixa
A definição do período a ser analisado depende do gestor e da necessidade da empresa, e pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal. Com a definição do período de análise, fica mais fácil acompanhar os pontos convergentes de cada análise e verificar o que precisa ser aprimorado e o que está funcionando bem. Para manter este controle, é importante que essa análise seja realizada de maneira frequente em períodos curtos de tempo, pois caso a distância entre uma análise e outra seja grande, é bem provável que informações e dados importantes sejam perdidos.
- Criar uma organização das despesas e receitas
É importante conseguir identificar com facilidade o que são gastos e o que são receitas, assim, é possível entender o que sua empresa está recebendo, e o que está gastando, possibilitando maior controle financeiro e agilidade na sua gestão.
Para melhorar a visualização dessas categorias, uma boa ideia é utilizar cores diferentes para cada uma delas, assim, só de olhar, já é possível identificar a que cada valor se refere.
2 – Faça uma projeção do fluxo de caixa
A gestão do fluxo de caixa não consiste em apenas analisar relatórios e ver se tudo ocorreu, ou não, da maneira esperada. Parte importante deste processo consiste em fazer projeções para que as despesas sejam bem mapeadas e não haja surpresas.
Para melhorar o fluxo de caixa do supermercado o gestor deve considerar despesas como:
- locação do imóvel;
- salário dos colaboradores;
- gastos variáveis que devem ser estimados, como água e luz;
- possíveis comprometimentos como empréstimos e/ou financiamentos.
O mesmo procedimento realizado com as despesas deve ser aplicado com as entradas, e devem ser consideradas todas as entradas de renda da empresa, dessa maneira, é possível, mesmo que não totalmente, prever os rendimentos dos próximos meses.
Se no momento de comparar as despesas e os rendimentos o saldo não for positivo, é necessário traçar um plano de ação para mapear e corrigir o problema. Além disso, será preciso repensar as estratégias aplicadas, investimentos e até mesmo realizar o corte de gastos, antes que os prejuízos comprometam a saúde financeira do negócio de maneira mais agravada.
À medida que o tempo for passando, o gestor terá mais noção dos gastos e rendimentos do supermercado, e assim, será possível fazer planejamentos estratégicos com mais assertividade.
3 – Faça uma boa gestão de contas a receber
Grandes supermercados trabalham com a segurança do pagamento à vista. O cliente tem à sua disposição diversos meios de pagamento, mas precisa realziar o pagamento no ato para levar os produtos para casa.
No entanto, essa não é a realidade de vários pequenos empreendedores, principalmente nos mercadinhos de bairro, que possibilitam aos clientes opções de compra mais flexíveis, como por exemplo a famosa “conta”, que pode ser quitada posteriormente.
Esse é apenas um exemplo, mas devem ser consideradas todas as situações nas quais o cliente não faz o pagamento no ato da compra. Nos negócios onde este tipo de transação comercial acontece, é fundamental que exista um acompanhamento mais próximo e frequente, evitando prejuízos por contas não pagas.
Para que essa gestão seja eficiente, é necessário:
- ter uma pessoa responsável por acompanhar os valores a receber dos clientes, bem como a validação dos pagamentos recebidos;
- uma boa gestão de cobranças;
- investir em um bom relacionamento com o cliente, pois isso evita situações nas quais o cliente crie dificuldades para realizar o pagamento, caso haja atraso.
O ideal é que haja uma pessoa específica para esta função, pois exige acompanhamento contínuo e conhecimentos básicos de contabilidade, assim, é possível fazer um planejamento financeiro mais eficiente levando em conta, inclusive, as taxas de inadimplência dos clientes.
4 – Para melhorar o fluxo de caixa no supermercado: faça uma boa gestão de compras e estoque!
A gestão de compras e estoque estão totalmente conectadas, e caso uma das operações não seja realizada da maneira correta, a outra será comprometida.
Para garantir uma boa gestão de compras, é importante contar com um sistema capaz de contabilizar todas as entradas e saídas de produtos, para que seja possível acompanhar em tempo real o que está, ou não, disponível em estoque e nas prateleiras.
Principalmente em um nicho que conta com um mix de produtos grande e variado como os supermercados, a gestão de compras deve ser muito eficiente e baseada no giro dos produtos, na capacidade do estoque e em possíveis rupturas.
Para isso, é necessário evitar:
- compras realizadas por impulso;
- compras desnecessárias realizadas apenas devido à boas condições de compra, como descontos no atacado e ofertas;
- realizar compras sem antes consultar os relatórios do estoque.
Cometer os erros mencionados acima acabam trazendo mais problemas, como produtos estagnados no estoque, ruptura nas prateleiras e gôndolas e produtos perto do vencimento que podem não ter sequer a oportunidade de chegar ao ponto de venda. Esses problemas acarretam em prejuízos financeiros que podem comprometer o fluxo de caixa e toda a estrutura financeira do negócio.
Quando falamos em controle de estoque eficaz, é essencial primeiro que a gestão de compras seja eficiente. Fazer um controle de estoque eficaz em uma empresa é fundamental para garantir o lucro e evitar os prejuízos.
O excesso ou a falta de produtos, como já vimos, pode ser um grande problema para a empresa, por isso, é muito importante que o gestor dedique muita atenção neste processo.
Se a gestão de compras não for boa e o estoque operar com o limite da capacidade com produtos parados, além de dinheiro estagnado, há também a perda de um espaço valioso que, além de inutilizado, continua a gerar despesas para manutenção.
Deve ser considerado também o caso em que o estoque é pequeno e dificulta no momento da reposição de mercadorias.
Neste caso, como definir qual é o melhor tamanho para o estoque? Simples. A resposta está no próprio fluxo de caixa.
Ao analisar as vendas, o gestor pode mapear o comportamento de compra dos seus clientes e quais são os produtos que mais são vendidos, ou seja, que giram mais.. Assim, é possível determinar o tamanho ideal para o estoque de maneira que não falte ou sobre produtos.
5 – Atenção ao capital de giro
Muitos empreendedores tem dúvidas sobre a diferença entre o capital de giro e o fluxo de caixa.
Como já explicamos, o fluxo de caixa nada mais é do que o movimento de entrada e saída do caixa de uma empresa, ou seja, o que a empresa recebe e o que paga em seu dia a dia.
Já o capital de giro se trata dos recursos necessários para fazer a manutenção das atividades da empresa, e nele estão incluídos todos os valores em caixa, contas a receber e depósitos em conta bancária da empresa.
O capital de giro determina quais são os valores disponíveis para que o negócio consiga cumprir com os seus deveres e realizar novos investimentos, ainda que diante de problemas relacionados a inadimplência de seus clientes ou mesmo um desaceleramento das vendas de seus produtos ou serviços.
Resumindo, o capital de giro é o dinheiro necessário para que a empresa continue operando.
Para manter o capital de giro estável, algumas medidas podem ser tomadas:
- Caso tenha empréstimos ou financiamentos, procure boas oportunidades de renegociação;
- Conte com a ajuda de um profissional quando resolver realizar investimentos;
- Faça um planejamento de expansão do seu negócio;
- Se fizer novos empréstimos, esteja atento às taxas de juros, que podem pesar no orçamento;
- Procure opções financeiras para pequenos e médios empreendedores, que costumam oferecer melhores condições de pagamento;
Quer saber tudo sobre capital de giro? Leia também:
O que não fazer na gestão de controle de gastos?
Muitos gestores cometem erros que afetam diretamente o fluxo de caixa da empresa, ainda que não percebam estar deixando o lucro se perder por não se adequarem a alguns procedimentos essenciais para a boa gestão do negócio.
Os principais erros são:
- não conhecer o cliente ideal e o público-alvo do supermercado, impossibilitando a criação de estratégias direcionadas da maneira correta ou a definição de um mix de produtos que atenda aos consumidores;
- não utilizar a tecnologia é um dos erros mais cometidos, pois muitos gestores enxergam ferramentas e sistemas como um “luxo”, e não como uma necessidade, comprometendo a produtividade e precisão dos processos do estabelecimento;
- não realizar o acompanhamento financeiro de maneira sistematizada também é outro problema comum, principalmente em estabelecimentos menores, nos quais muitas vezes o empreendedor é responsável por toda a gestão;
- não aproveitar os períodos de sazonalidade no supermercado é outro grande erro, já que é muito importante saber quais épocas do ano apresentam altas e baixas nas vendas para que seja possível criar estratégias de vendas para cada um dos períodos, além de pensar na organização do estoque sazonal;
- não investir em marketing, principalmente nas estratégias de marketing digital, que possuem um custo muito menor em relação à outras estratégias de divulgação e publicidade.
Neste post você viu como melhorar o fluxo de caixa do supermercado, e aplicando as estratégias apresentadas, será muito mais fácil fazer projeções reais sobre a situação financeira do negócio.
As análises do fluxo de caixa devem ser periódicas, dessa maneira é possível saber quais aspectos devem ser melhorados e quais estão funcionando bem. Essas análises permitem que as tomadas de decisão sejam feitas de maneira mais assertiva e baseadas em dados, oferecendo mais vantagens à gestão do negócio.
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